情報リテラシーI第7回

大学で使うメールは、原則として大学アドレスから送信する

携帯電話やYahoo、Gmailなどのフリーメールは誰が送信しているかわからない。また、設定により、こちらから返信をしても受信できない場合がある。できる限り大学アドレスを使用する。

わかりやすい件名（Subject）を使用する

一日に何十通もメールが届く人の場合、Subjectを見て重要なものや優先度の高いものを選び確認している。内容がわかりにくいSubject（例：この間の件）や、迷惑メールと勘違いされるSubject（例：私の夢、よく考えてみてください）は読まない場合も多い。また、メールソフトが自動的に削除する可能性もある。

機種依存文字は使用しない

例えば①、②、③はMacintoshでは(月)、(火)、(水)と表示される。相手が読むことができるメールを送る。機種依存文字の例を示す。

半角カタカナｱ、ｲ、ｳ、ｴ、ｵ、…、
ローマ数字 Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ、Ⅳ、…
丸付き数字 ①、②、③、④、…
省略文字㍍、℡、〒、…

会社のアドレスは公用の可能性がある

社内で第三者がチェックしている可能性がある。他者に見られる可能性を考慮し、私的な内容は避ける。

誤解を招く表現・不快にさせる表現を避ける

相手を尊重し不快にさせるような表現になっていないか、わかりづらい表現でないか、多義に取れる表現になっていないかを送信前にチェックする。

添付ファイルを送る際は容量やファイル形式に注意

一般的でないソフトをで作成したファイルは開けない可能性がある。送信前に確認すると良い。また、容量が大きいファイルは受信できない可能性もある。ファイルを添付する際の容量は1～2MB程度とし、それ以上になる場合には「宅ファイル便」などのファイル転送サービスを活用すると良い。また添付するファイルの数が多い場合は、アーカイブをして1つにまとめると良い。

不要な情報は省き、簡潔に書く。

長いと読みづらい。できる限り簡潔に書こう。

相手によって文体を変える

友人に送る場合と、教職員に送る場合、企業の方に送る場合では、当然文体は変化する。相手の立場を考え、失礼にならないよう配慮する。

はがき等同程度のセキュリティであることを理解する

電子メールは、通信過程において第三者が内容を盗み見ることができる。クレジットカードの番号やパスワードなどの機密情報の記載は避ける。

知らないアドレスからのメールにはむやみに返信しない

広告メールの場合がある。返信をすると、その後大量にメールを送りつけてこられる場合がある。受信したメールにURLが記載されている場合、そのURLをクリックしてWebページを閲覧すると誰が閲覧したのかわかる場合があり、その後広告メールが大量に届く場合がある。URLを安易にクリックしない。

ウィルスに感染したメールを送らないよう、ウィルスチェックを行う。

パソコンにはウィルス対策ソフトをインストールしておく。

信頼できない添付ファイルは開かない

ウィルスに感染している可能性がある。知らない人から届いたメールに添付されているファイルは開かない。

メールのマナー

[1]メールのマナー