既に1年生の情報リテラシーIでWordの使い方は学んでいる。その後も他の授業のレポートの作成等で利用する機会は多いと思う。このため、ある程度は利用できると考えられる。今回はWordの使い方について復習するが、時間の制約があるため、詳細について確認することは難しい。Wordの使い方はインターネット上にも沢山のテキストがある。自信がない人はこれらのテキストを使って確認しておこう。

http://mailsrv.nara-edu.ac.jp/~asait/windows/word/word.htm

Microsoft Wordはワープロソフトである。就職活動等でワープロが使えるかどうか尋ねられた場合、相手が期待しているのはどんなことだろうか？ここでは2つの可能性がある。

1. 特定のワープロソフトの機能を把握している
2. ワープロを使って文書を作成することができる

ワープロを使用するためには、ある程度の機能を覚えておく必要があるため、1はある意味では正しい。しかし、メニューにある全ての機能を覚える必要があるかと考えると、それは必要ないと言ってよいだろう。仮に各機能を使う上で必要な手順を丸暗記したとしても、ソフトが異なれば、それは意味を為さなくなってしまうからである。

ワープロは文字の大きさやフォント、文字色を変更できたり、1ページあたりの文字数を指定ができること、図表を挿入することができること、箇条書きができること等、機能に関する知識を有しておくことは望ましいと考えられる。多くの機能はどのワープロソフトであっても共通して有しているし、特定の機能を有していることを知っていれば、その機能を探し出すことができる。

特定の機能が存在していることがわかっていながら、その機能をどのようにしたら利用できるかがわからないというのは、ユーザーの知識の問題ではなく、設計者の怠慢である。利用者が望む使い方を簡単に実現できるようなインタフェース設計をするべきであって、使い方が難しいソフトを無理をして使いこなすようにユーザーは努力をすべきではない。

使い方がわかりづらければ、使わなければよい。もっとわかりやすいソフトが存在しているはずである。より使いやすいソフトを利用すればよいだけのことである。

一方で、2についてはどうだろう。ワープロの使い方を知っていても文章が書けなければ、結果的に使えないのと同じである。「この荷物を○○さんに送り状をつけて送っておいて」と頼まれたときに、送り状を書くために文章の推敲を延々と続けているようであれば、ワープロの機能を熟知しているとアピールしてみても、あまりよい評価は得られないだろう。

文章はかけるけれどもワープロは使えない、ワープロは使いこなせるけれども稚拙な文章しかかけない、というのは結局いずれも十分であるとは言えず、いずれも適度にできることが望ましい。

とはいっても、ここまでシェアが拡大している現状を踏まえると、使いづらいから使わないという論理は通用しづらい。最低限の確認はしておこう。

まずは用紙のサイズや、上下左右の余白、1ページあたりの文字数などの設定をしてみよう。まずはメニューバーのファイルからページ設定を選ぶ。

ページ設定を選ぶと以下のような表示が出てくる。青色の部分をクリックして切り替えることでいろいろな設定ができる。現在は「文字数と行数」が選択されている。ここでは1ページあたりの文字数と行数の設定ができる。現在は「文字数と行数の指定」の部分で「行数だけを指定する」が選ばれているため、文字数の設定はできないようになっているが、「文字数と行数を指定する」を選ぶと文字数も選ぶことができるようになる。

上部の「余白」をクリックすると、上下左右の余白と、用紙の向きを指定することができる。

上部の「用紙」をクリックすると、紙のサイズを指定することができる。

実習先に提出するプロフィールの提出期限が6月5日に迫っている。今回は入力練習として、プロフィールの各項目を書いてみよう。各項目の行数は記入欄にぎっしり書いた時の目安である。あまり短すぎると読み手は意欲を感じないので、書けるだけ書いてみよう。

• 社会実習（インターンシップ）を希望した理由（5〜6行）
• 実習先で特に学びたいこと・テーマ（具体的に）（7〜8行）
• 自己PR（部活・課外活動・ボランティア活動・特技など）（5〜6行）

実習先で学びたいことを書くためには、実習先の業務内容を把握しておく必要がある。必要に応じてインターネットで検索しても構わない。

就職活動を行うようになれば、こういった文章を何度も書く必要に迫られる。自分自身を見つめなおす機会はなかなか訪れることはないので、今回をよいチャンスととらえ、恥ずかしがらずに自由に書いてみよう。

完成したら、naoya@e.koeki-u.ac.jpに添付ファイルで送る。ファイル名は「internship(学籍番号).doc」とする。添付ファイルで送る自信がない場合は、メールの本文に貼り付けて送ってもよい。

このメール送信は出席がわりとする。

マナー講習の時間に名刺の渡し方の実習を行う可能性があります。また実習先への事前訪問を行う際には連絡先を紙に書いてくるのではなく、サッと名刺を差し出したいものです。今回はあらかじめ作成された雛形に基づき名刺を作成します。

自分で名刺カードを購入すれば新たに作成することも可能です。10シート単位（1シートで8〜10枚作れる）での販売が一般的で500円程度です。

まずは以下を左クリックし、対象ファイルをzドライブに保存します。ダウンロードするのはcard.docというWordファイルです。

card.doc

開くと、下記のように1ページに10枚分の名刺が書かれています。氏名、電話番号、メールアドレスを記入し、印刷します。名刺を渡す以上、記載されたメールアドレスや電話番号を使えば連絡を取ることができると先方は考えます。連絡が取れない電話番号やメールアドレスの記載は避けたほうがよいでしょう。

名刺カードはあまり予備がありません。間違いがあるまま印刷しても、用紙の不足のため、修正したものを打ち出すことができなくなる可能性があります。完成したらチェックを受けた上で印刷します。なお、印刷を行う際、名刺カードのように厚みのある紙を使用する場合は手差し印刷を行う必要があります。通常紙を補給するトレイは薄い紙しか給紙することができないので、通常の給紙トレイに名刺カードを入れると上手く印刷できないことがあります。

手差し印刷を行うためには、Wordのプルダウンメニューの「ファイル」から「印刷」を選択します。すると以下のような表示がでてくるので、プロパティを押します。

「プロパティ」を押すと印刷の詳細設定ができる画面が表示されます。画面構成は使用するプリンタにより全く異なります。以下はゼロックスのプリンタのプロパティを表示した例です。

プリンタにより全く画面構成が異なるので204や205のプリンタでの設定方法を学んでもあまり意味がありません。手差しトレイのあるプリンタであれば、必ず給紙方法を手差しとトレイのどちらにするかを選ぶことができます。自力で探して「手差し」に変更します。その後は「OK」を押して、通常の手順で印刷をすれば完了です。

今回は既にできている雛形を用いて名刺を作成しましたが、もっと異なるデザインの名刺を作りたい場合もあります。この場合、2種類の方法があります。

1. 雛形をダウンロードする
2. 自分で作る

名刺カードを販売しているメーカーが雛形を無償提供しており、ダウンロードすることができます。単に枠を作るだけではなく、既に様々なデザインの名刺が準備されているので、好きなデザインの雛形を選び、適宜内容を変更して印刷すれば、見栄えの良いものが作れます。雛形のダウンロードができる代表的なメーカーは以下の通りです。

A-one:http://www.a-one.co.jp/

ヒサゴ:http://www.hisago.co.jp/

各社が提供している名刺カードは上下左右のマージンが異なるものが多く、1枚で名刺を8枚作れるものと10枚作れるものがあります。自分が購入した名刺カードの型番に合致した雛形をダウンロードしないと、印刷したときにずれてしまうことが多いので注意しましょう。

名刺カードの雛形を自分で作る場合、メーカーや型番により上下左右のマージンが異なるため、購入したカードの寸法により適宜設定する必要があります。

• 「ファイル」から「新規作成」を選ぶ
• 右側に「作業ウィンドウ」が出てくるので、テンプレートから新規作成の「標準のテンプレート」を選ぶ。Wordのバージョンによっては右側にメニューがでず、すぐに一つ下のテンプレート画面が出てくる場合がある

• テンプレートが出てくるので「宛名ラベルウィザード」を選ぶ

• 「宛先の同じラベルを1枚、または1ページ分作成する」を選ぶ

• 「オプション」を選ぶ

• 「製品番号」の中に購入した名刺カードに該当する製品番号があればそれを選ぶ。ない場合は「新しいラベル」を選ぶ

• 「新しいラベル」を選んだ場合は、自分でいろいろな寸法を指定する必要がある。指定しなければならないのは下の図の「上余白」や「ラベルの高さ」等の8項目。これらの情報は購入した名刺カードの袋に書かれている。「ラベル名」をつけると先ほどの製品番号のリストに登録され、今後利用するときにはそれを選べばよくなる。全て指定したらOKを押す

• この画面に戻るのでOKを押す

• 「新規文書」を選ぶと、指定の寸法で区割りをした状態になる。この際に「宛先」の部分に必要事項を入力しておくとそのまま流し込んでくれるが、結局はそのまま使えないことが多いので、何も書かなくてもよい

• 上記で必要事項を入力し、流し込んだ例。結局個別に書式設定をしなければならないので流し込む意味が余りない。1つしっかり作成し、これをコピーして他にも貼りつける

• 名前や住所を書く際は、テキストボックスを使うとうまくできる（傾向にある）。テキストボックスは下図の赤○部をクリックすると作成できる。テキストボックスの周囲の色は青○のラインカラーの設定で無色または白色にする。

• テキストボックス内にテキストを記入しておくと0.1mm単位での上下左右への移動が可能になる。テキストボックスの周囲の枠をダブルクリックし、レイアウトタブをクリックしてから「詳細設定」を選ぶと下記のメニューが出てくる。右方向の距離、下方向の距離を変更することで移動が可能になる。これによりテキストを自由な位置に配置することができる