正しい日本語で伝えなければならない。誤字と用語の誤用は不信感を与える。
間違えやすい仮名遣い：「づ」と「ず」・「ぢ」と「じ」など
| 同音意義語 | 「開業」と「改行」・「洗濯」と「選択」など |
| 形の似ている文字 | 「専門」を「専問」と間違えるなど |
| 常用漢字とそれ以外 | 「学」・「學」や「国」・「國」など |
| 人名や会社名に関しては正式名 | 略字は使わない |
| 間違えやすい送り仮名 | 内閣訓令による「送り仮名の付け方」による |
| 尊敬語 | 相手の地位が高い場合に敬意を表して使う | いらっしゃる・召しあがる |
| 謙譲語 | 自分の地位が低い場合にへりくだって使う | 拝見する・伺う・小生 |
| 丁寧語 | 言葉遣いを丁寧にし、聞き手に敬意を表す | です・ます・でした・ました |
分りやすい文書の要件
大きく分けて 2 種類ある。
論理的順序法のまとめは以下の通り。
| 軽重順序法 | 重要なものからそうでないものへ、具体的なものから抽象的なものへ展開する |
| 因果的順序法 | 原因から結果・結果から原因を推理する |
| 演繹的順序法 | 大前提（一般原理）、小前提（特例）、 結論（大前提と小前提から導き出される）から構成されるいわゆる「三段論法」 |
| 問題解決順序法 | 問題提起、原因分析、解決法提示と展開する |
| 帰納的順序法 | 個々の例から一般的な法則を導き出す |
時間的空間的序法を使うこともある。
| 時間的順序法 | 時間の流れを追って文章を組み立てる |
| 空間的順序法 | 場所により、下から上、近いところから遠いところへと展開する |