1年生の情報リテラシーでワードの使い方は学んでいる。その後も他の授業のレポート作成で利用する機会は多いと思う。現状で、使用方法に不安を感じる場合やより多くのテクニックを知りたい場合、インターネット上にも様々なテキストがあるので確認してみよう。

http://mailsrv.nara-edu.ac.jp/~asait/windows/word/word.htm

Microsoft Wordはワードプロセッサである。就職活動等でワードプロセッサが使えるかどうか尋ねられた場合、相手が期待しているのはどんなことだろうか？ここでは2つの可能性がある。

1. 特定のワードプロセッサの機能を把握している
2. ワードプロセッサを使って文書を作成することができる

ワードプロセッサを使用するためには、ある程度の機能を知っている必要があるため、1はある意味では正しい。しかし、全ての機能を使うための手順を丸暗記する必要はない。ソフトが異なれば意味をなさなくなるし、同一ソフトでもバージョンが変わると手順が全く変化してしまうことも多いからである。

ワードプロセッサにはどのような機能があるのかを知っていれば、その機能を探し出すことができる。ある機能が存在していることがわかっていながら、その機能の利用方法がわからないというのは、ユーザーの問題ではなく、設計者の問題である。利用者が望む機能を簡単に実現できるようなインタフェース設計をするべきであって、使い方が難しいソフトを無理をして使いこなすようにユーザーは努力をすべきではない。

使い方がわかりづらければ、使わなければよい。もっとわかりやすいソフトが存在しているはずである。より使いやすいソフトを利用すればよいだけのことである。

一方で、2についてはどうだろう。ワードプロセッサの使い方を知っていても文章が書けなければ、結果的に使えないのと同じである。「この荷物を○○さんに送り状をつけて送っておいて」と頼まれたときに、送り状を書くために文章の推敲を延々と続けているようであれば、ワープロの機能を熟知しているとアピールしてみても、あまりよい評価は得られないだろう。

実習先への事前訪問の際や、実習中に他の企業を訪問する際は名刺を渡して自己紹介をしよう。今回は雛形を利用して名刺を作成する。

名刺ファイルのダウンロード

今回は雛形を作るので、以下のハイパーリンクを左クリックし、対象ファイルをzドライブに保存する。ダウンロードするのはcard08.docというWordファイルである。

card08.doc

ダウンロード後に開くと、下の図のように1ページに10枚分の名刺が既に書かれている。

名刺の作成

ファイルを開くと架空の氏名や住所などが既に記載されている。適宜修正した後で印刷する。名刺を渡す以上、記載されたメールアドレスや電話番号への連絡は可能と先方は考える。連絡が取れない電話番号やメールアドレスの記載は避けたほうがよい。

名刺の印刷

名刺カードは意外と高いので、間違いがないことを確認してから印刷しよう。名刺カードのように厚みのある紙へは手差し印刷を行う。通常紙を補給するトレイは薄い紙しか給紙することができないので、名刺カードを入れると紙詰まりを起こす場合がある。

手差し印刷を行うためには、Wordのメニューバーの「ファイル」から「印刷」を選択する。以下のメニューが表示されるので、プロパティをクリック。

「プロパティ」を押すと印刷の詳細設定ができる画面が表示される。ただし画面構成は使用するプリンタにより全く異なる。以下はゼロックスのプリンタのプロパティを表示した例である。

プリンタにより全く画面構成が異なるので204や205のプリンタでの設定方法を学んでもあまり意味がない。手差しトレイのあるプリンタであれば、必ず給紙方法を手差しとトレイのどちらにするかを選ぶことができる。自力で探して「手差し」に変更する。その後は「OK」を押して、通常の手順で印刷をすれば完了となる。

エクセルは表の作成、計算、グラフ作成をするためのソフト（表計算ソフト）である。今週は表の作成を行い、来週は計算、グラフ作成を行う。

表を作成する場合の注意

データは1行（横方向）に入力する

ワークシートは256列×65536行である。1データを列方向（縦方向）に入力すると入力できるデータ数が少なくなる。

セルの結合は行わない

データ入力後に並び替えや計算ができなくなる。

印刷時の見栄えを考える

1項目のみ2ページ目に印刷されるといったことがないようにする。

印刷結果をチェックする

印刷したときに文字がセル内に収まりきらず印字されない場合がある。

配布した架空の名刺（10枚）を表形式で入力し、印刷して提出する。

メニューバーの[ファイル]→[ページ設定]を選択。

赤色の拡大縮小印刷の部分を変更することで、印刷時の（主に）縮小印刷を行うことができる。次のページ数に合わせて印刷の設定を行うとよい。

横幅が狭く縦に長い表の場合、印刷をすると左端によってしまい、右側の余白が大きくなる。このような場合は、下の図の青○で示した[余白]タブをクリックし、上下左右の余白（単位はcm）を調整する。

セル幅が狭いと、入力した文字がセルに入りきらず、印刷した際に文字が途切れてしまう。セル幅の調整方法は複数ある。

1. 幅を変更したい列を選択する。C列の幅を変更したい場合はC列の「C」をクリックする。次に、C列とD列の境界線をクリックすると幅が表示されるので、左右にドラッグし、適切な幅になった時点で手を離す。
   
2. 幅を変更したい列を選択した後で、メニューバーの[書式]→[列]→[幅]を選択。数値を入力して[OK]。ここで表示されている7.5は、フォントや文字サイズを変更しない標準フォントで7.5文字分の幅という意味。日本語は全角文字なので1文字で2文字分消費する（日本語10文字なら20と入力）。
   
3. 複数列を選択肢、どこか一つのセルの幅を調整する（図中の赤○のどれか一箇所で幅設定を行う）と、選択した幅全てが指定した幅になる。
   
4. セル幅を調整する以外に、セル内に入力された文字に対する指定も可能。メニューバーの[書式]→[セル]を選択し、文字の制御で「折り返して全体を表示する」や「縮小して全体を表示する」を選択する。
   
5. 下の図の上は「縮小して全体を表示する」を選択した場合。文字サイズを通常よりも小さくして1行で表示する。下は「折り返して全体を表示する」を選んだ場合で、セル幅よりも文字数が多い場合は折り返して表示する。