設定完了したら、ブラウザで koeki MAIL のURL
https://www.koeki-prj.org/mail/
にアクセスし、自分のemailアドレスと設定したパスワードを入れる。本学学生は全員大学の公式アドレスを利用できる。
[解説動画] 最初に利用するときにemail専用のパスワードを付け、同時にメイルボックスを 開設する必要がある。情報教室端末にログイン後、C-2 を押しktermに切り替えて以下のようにコマンド起動する。
mailpasswd
これに対し、「システムログインパスワード」を入れたあとで emailのパスワードを2回入力する。過去にMew(別のemailリーダ) を利用していた場合は以下のメッセージが出る。
Mewと併用し独立使用できるWebMail専用箱を作りますか?(y/N):
引続きMewも利用したい場合のみ y を入力する(そうでない場合あるいは1年生はそのまま[Enter])。
設定完了したら、ブラウザで koeki MAIL のURL
https://www.koeki-prj.org/mail/
にアクセスし、自分のemailアドレスと設定したパスワードを入れる。
入れない場合は最初の mailpasswd コマンドによるパスワード設定をやりなおす。
ログインできたら右上のプルダウンメニューから「設定」を選ぶ。
左にある「全般」を選び以下の必要事項を適切に設定する。
| 表示名 | クリックしてさらに出てきた表示名に自分の氏名を正確に入れる。
最下段の下の大きな枠には、
最初の行に "-- " (ハイフン2個とスペース1個)を入れ、2行目以降に
所属と氏名を入れる 例: -- 東北公益文科大学 ??年 XX部 代表 公益太郎 |
|---|---|
| メール形式 | プレーンテキスト (「Html」のままだと相手によっては読めずに 迷惑となる場合がある) |
| 1ページに表示する件数 | 自由だが50程度が見やすい |
設定が終わったら「←戻る」ボタンで基本画面に戻る。
ログインすると新着メイルが(もしあれば)中央部分に表示される。
操作中に新たに届いたかの確認は指輪型の「リスト更新」ボタンでできる。
ショートカットキーとして以下が使える。
| 上下矢印↓↑ | 上下移動 |
|---|---|
| a | 全員に返信する(返事はなるべくこちらを選ぶ) |
| r | 送信者のみに返事 |
| [Enter] | ウィンドウ全体にする/戻す |
| f | 転送する |
| b | 隠し表示部分を出す/戻す |
| [Delete] | 現在のメイルをごみ箱フォルダに移す |
| Shift-[Delete] | 現在のメイルを削除する |
| c, w | 新規送信メイル作成 |
| i | スターのON/OFF |
| m | 現在のメイルのフォルダ移動 |
| q | 現在のメイルを既読に |
| u | 現在のメイルを未読に |
| z | 現在のメイルをアーカイブに移動 |
読み終わって用が済んだものは z を押してどんどん アーカイブ フォルダに移して行くのがコツである。
メッセージ一覧で、「新規作成」あるいは「返信」により本文を作成する 画面に移る。
新たにメッセージを作成する場合はヘッダを適切に設定する よう気をつける。
| 宛先(To) | 内容を伝えたい直接的な相手のみ書く。 |
|---|---|
| Cc | (編集画面右上の「CC」リンクを押して出す) 宛先の人への連絡を共有しておいたほうがよい相手のみ書く。 |
| Bcc | ToやCcの人にはその人に送信したことがわからないように同時送信する。 複数の人に送信する場合で携帯電話の宛先など他社には隠しておいたほうが よい場合の宛先列挙や、根回し的に同じ情報を送っておきたい人を 他者に知られずに送信する場合に用いる。 |
| 件名(Subject) | ここで名乗ったり文を書き始めてはいけない。文は本文領域に書く。 emailはあとあと返信が重ねるもので、後日読み返すときはSubjectを頼りに 探すのでその助けとなるようどのような話題かを表す 短い句を他と区別がつきやすくなるよう入れる(例: ○○について)。 また、【緊急】などを入れるのは何が緊急なのか分からずそれは相手が決める ことで、そればかりだと慣れてしまってオオカミ少年化するので避ける。 |
| Reply-to:(返信先) | 別のアドレスに返信を送って欲しい場合に指定する(が相手の返信方法でそうならない場合もある) |
できるだけ「全員に返信」する。最初に自分に送ってきた人が 自分以外にもCcしているのなら、その人にも返す。話題を共有するために 送ってきているので、返信で送信者だけに返すと送信者はわざわざ また全員に送り直す手間が出る。
また、Subjectを毎回変えたりするとあとでこ話題を追いづらくなるので これは避ける(付け方のまずいものを直したり、 話題ががらっと変わったときなどはよい)。
emailでは必ず自分の名が相手に分かるようににする。 同じ相手に2,3通連続で送る場合でも記名を省略しない。 自分は1人だけに書いているかもしれないが、相手は何人も同時に対応している ことが多いため、名乗らないメッセージは本当に誰か分からず相手を困らせる。 スマートフォンで返信する場合などSNS感覚で名乗らず送る者が多いが 必ず誰か分かるように注意する。
HTMLモードに切り替えると色や文字サイズを変えられるが、 必ずしも相手に伝わるとは限らないので、互いに読めると確認した相手、 かつ必要な場合に限り利用する。TEXTでないと読めない相手もいる。
本文を書き終えたら送信する。ボタンを押しても良いが 送信ボタンの他以下のショートカットが利用できる。
| Ctrl-[Enter] | 送信する |
|---|---|
| [ESC] | 下書きフォルダに移動して閉じる |
| Shift-[ESC] | 保存せず閉じる |
テキスト本文でないもの、たとえば画像やワープロや表計算のファイルを
同時に送る場合は右側の
「ファイルを添付」ボタンを押し、添付したいファイルを選ぶ。
ファイルを複数選ぶときは Ctrl を押しながらクリックし、
OKを押す。戻ったときに添付一覧画面になり本文が見えなくなるが、
本文切り替えボタンを押すと戻る。
相手から添付されて来たファイルで保存して利用する場合は、 ファイル名部分をクリックする。画像などの添付は目玉マークが現れ、 そこをクリックするとブラウザ内で見られる。
メイルはどんどん溜る。読み終わったものはフォルダ 分けして整理するのがよい。標準では以下のフォルダが用意されている。
| フォルダ | 主な用途 |
|---|---|
| 受信トレイ | 新着メイルはまずここに入る |
| 送信済み | 送信したものが入る (受信トレイに入れる設定もある) |
| 迷惑メール | 迷惑メールアイコンを押したものが分類される |
| ごみ箱 | 削除したものがいったん格納される |
| アーカイブ | アーカイブアイコンまたは z キーを押したものが格納される |
「あとで読むかもしれない」程度のものはアーカイブフォルダに入れる。 用途が決まっていたりあとでまとめて参照する頻度が高そうなものは それ専用のフォルダを作って格納する。
設定メニューを開き、左メニューの「フォルダー」を選び
「フォルダを作成」ボタンをクリックする。
「フォルダ名」を決めて作成ボタンを押すと作成できる。 「親フォルダ」を追加指定するとフォルダを階層化できる。
※emailアカウントをいじっていると分類フォルダがなくなってしまう ことがある。その場合はmailpasswd -r とコマンド入力してRainloop設定をリセットすると直る。
メッセージ一覧画面で、選んだメッセージを作成したフォルダに分類格納できる。
メッセージの見出し部分をドラッグして左にあるフォルダに移動してもよいが、
ドラッグ中のボタンを離すタイミングで隣のフォルダに入るミスが起きやすいので
チェックボタンを付けてから m
をタイプし、移動モードに入ってから移動先フォルダを選ぶ方がミスが少ない。
一般的なメイルアプリで、 大学emailのアカウントを以下のように設定すると利用できる。
| 設定項目 | 設定例 | 備考 |
|---|---|---|
| アカウント名 | 公益大 | 自分にとってわかりやすい名前 |
| アカウントの種類 | IMAP | |
| 名前 | 自分の氏名 | 大学公式なので正しく入れる |
| 受信サーバ | mail.koeki-prj.org | |
| 受信サーバ(ポート) | 993 | |
| 受信セキュリティの種類 | SSL/TLS | |
| 受信ユーザ名 | 自分の大学emailアドレス | |
| 受信パスワード | 上記で設定したパスワード | |
| 送信サーバ | mail.koeki-prj.org | |
| 送信サーバ(ポート) | 587 | |
| 送信セキュリティの種類 | STARTTLS | |
| 送信ユーザ名 | 自分の大学emailアドレス | |
| 送信パスワード | 上記で設定したパスワード |
個人PCのメイルリーダ(Thunderbirdなど)でも設定できるが、Outlook では正しく設定しても送信時にエラーが出るようである。PCの場合は ブラウザからkoeki MAILにアクセスすればよい。
mailpasswdコマンドにオプションを指定するとより細かい操作ができる。
大学アカウントではc123456@x.koeki-u.ac.jp のような基本アドレス の他に何個でも独立したアドレスを持てる。 たとえば拡張子を「koeki」だとすると ターミナルで以下のようにコマンドを起動することで設定できる。
mailpasswd -e koeki
これで c123456-koeki@x.koeki-u.ac.jp が利用できる。 詳しくは拡張アドレスの作り方参照。
このアドレスをサーバから削除するときは
mailpasswd -e koeki -r
とする(-rをつける)。
Rainloopでフォルダが出なくなったときは
mailpasswd -R
で一度アカウントを消去し、再度 mailpasswd コマンドで設定しなおす。
→目次