既に携帯電話等を通じてメイルを利用した経験のある人もいるだろう。こ れからつかう電子メイルは、この大学の友だちだけでなくいろいろな人とメッセー ジを交換する可能性がある。いろいろな環境の人が読む可能性があるのでそ れらを考慮して、「なるべく多くの人に読める」文章を書くことが大切である。
Subjectには文を書く場所ではないので「こんにちは」や「山田です」など 本来本文に書くべきことを書かない。
とくにケータイメイルからのときに注意が必要で、毎回名前を入れるようにする。 大学emailのように氏名が正しく設定されたアカウントなら問題ないが、 ケータイのメイルアプリには正しい氏名を設定していないことが多く、 その場合相手は誰だかわからない。 たとえ連続して書いている場合でも相手は他に何人もと同時にやり取りしている ときはどのアドレスが誰かはわからず調べるのに余計な手間をかけさせることになる。
最初のメイルが誰かから、自分を含めた何人かに対する連絡だったとき、 それに返信するのであればCcに含まれる全員に返すようにする。 よくあるケースとして、「集合時間は明日の5時でよいでしょうか」というような 連絡に対して「5時半なら間に合います」と返すとき、送信者だけに返すと その人はまた「5時半でよいですか」と全員に送信しなければならない。 最初の返信を全員に返していれば、それを読んだ他のメンバーは 「私も5時半で大丈夫です」などと返すことができ、圧倒的に早く連絡が完了する。 それ以外にも、Cc指定は本来全員に同時に伝えたい意志の表れなので、 返信のときには1人だけか全員に返すか、状況に応じて判断する。
まず第一に「機種依存文字」と呼ばれる文字を使わないことが大切である。 機種依存文字とは、特定のパソコンや携帯端末でしか表示することのできないも ので、ようするにメイルを書くときに使ったパソコンと同じ種類のものを相手が 使っていない場合には読めない文字のことである。われわれが、いちばんうっか り使ってしまいがちなのがたとえば○つき数字の1や、ローマ数字のIである。 これに関しては、以下の二つのWebページにくわしい解説があるのでしっかりと 読んでおくことが望ましい。
これらのWebページに列挙してあった文字は、電子メイルではいっさい利用し ないように注意する必要がある。 一つの文字の周りに、○や括弧が付いたり、一 つの文字のスペースに二つ以上の文字が入ったりしている文字はほぼ確実に機種 依存文字だという風に理解しておくと良いだろう。
電子メイルも「手紙」の一つであるから相手との関係によって適切な書き方 をすること。「手紙」と違って初めての人にメッセージを書くことも簡単にでき る分、礼儀をわきまえているかどうかが重要となる。堅い文章を書けば良いとい うものではなく、内容的に最低限のマナーを守っているかが重要である。
などのことに気をつけると良いだろう。逆に、初めてもらう相手なのに上記 のようなことに反している場合は気分を害するだろうし、ある程度信頼度を下げ てやりとりをしたり、極端にひどい場合は無視するなどの自衛も必要である。
これも親しくなった後であれば別で、相手と合わせて簡潔な文章にしていく と良い。